Vyhľadávanie v online časopise
Online časopis
Prokrastinácia a práca s časom
Dátum: Rubrika: Ľudské zdroje
Vyskúšajte našu 10-dňovú skúšobnú licenciu a získajte prístup k celému portálu zadarmo. Stačí sa bezplatne zaregistrovať.
Chcem prístup zdarmaMáte už predplatné? Prihláste sa.
Každý pedagogický zamestnanec alebo odborný zamestnanec vrátane manažmentu školy, resp. školského zariadenia si občas prechádza ťažším obdobím, počas ktorého je viac náchylnejší k prokrastinácii. Vo chvíľach, kedy sa prokrastinácia stáva našou súčasťou, musíme mať na pamäti, že treba vytrvať v používaní nových návykov na prekonanie prokrastinácie. V prvej časti príspevku popisujeme prokrastináciu, upozorníme na jej nevýhody, ale aj výhody. Venujeme sa časovému manažmentu z pohľadu vedúceho zamestnanca v školstve. Keď si človek vie dobre naplánovať svoj pracovný čas, má menej stresu. Stres podľa výskumov nespôsobuje iba množstvo úloh, ale najmä množstvo nedokončených úloh a úloh robených na poslednú chvíľu.
„Ak si nevybudujete svoj sen, niekto si vás najme, aby ste vybudovali ten jeho...“ Karin Krausová - Rebelka
Prokrastinácia je mechanizmus, pomocou ktorého človek zápasí s úzkosťou spojenou s rozhodovaním pri začatí a dokončení úlohy. Nie je príčinou ťažkostí, ale je snahou vyrovnať sa s najrôznejšími hlbšími problémami vrátane nízkeho sebavedomia, perfekcionizmu, strachu z neúspechu i úspechu, nerozhodnosti, nerovnováhy medzi prácou a voľným časom, neefektívnym stanovovaním cieľov a negatívneho pohľadu na prácu a na seba samých.
Ak sme sa v detstve naučili spájať si prácu s námahou a kritikou, môže sa nám stať, že sotva sa pustíme do nepríjemnej úlohy, pretože v nás ožívajú nepríjemné spomienky. Kedykoľvek premýšľame o práci na úlohe, vkráda sa do nášho vedomia každá doposiaľ skrytá neistota. Určité aktivity v nás vyvolávajú skľúčenosť, roztrpčenosť, strach zo sklamania, a keď sa nám zdá, že takýchto činností je v našom živote príliš veľa, je to ako ísť so zošliapnutou brzdou; stratili sme motiváciu, a pochybujeme o tom, či sa dokážeme prinútiť k činu. Naša sebakritika nám pripadá oprávnená a my sa pravdepodobne považujeme za večných prokrastinátorov, ktorí sú odsúdení na zažívanie úzkosti a výčitiek svedomia. K prokrastinácií sú náchylnejší tí, ktorí sa najviac obávajú kritiky, neúspechu, majú ťažkosti so začatím práce a straty príležitostí, ktoré so sebou nesie rozhodnutie venovať sa jedinému projektu, úlohe.
10 účinných nástrojov k prekonaniu prokrastinácie
Neil Fiore (2014) prináša desať účinných nástrojov k prekonaniu prokrastinácie:
- Navodenie bezpečia – ako sa pri vykonávaní riskantných činností istiť pomocou pomyselnej záchrannej siete, ktorá zmierni obavy z neúspechu a naučí rýchlo sa spamätať z chýb a nabrať nový smer.
- Pomocou preprogramovaniu negatívnych postojov pozitívnym vnútorným dialógom sa naučiť rozpoznávať negatívne posolstvá, ktoré k sebe vysiela, odhaliť, ako ho nepriaznivo ovplyvňujú a nahradiť ich pozitívnymi formuláciami, ktoré nasmerujú jeho energiu na úlohu.
- Využitie prokrastinácie k jej potlačeniu – ako využiť staré, negatívne zvyky k vyvolaniu a posilneniu novovytvorených pozitívnych návykov.
- Ako do života bez výčitiek svedomia začleniť zábavu a presunúť tak pozornosť od práce k hre, dôsledkom čoho vznikne podvedome túžba vrátiť sa k práci.
- Vďaka komplexnému mysleniu a spätnému plánovaniu získať predstavu o tom, ako sa vysporiadať s obavou, že dôležité úlohy prerastú cez hlavu. Pomocou postupného plánovania jednotlivých krokov potrebných k splneniu úlohy nájsť dostatok času na oddych a vychutnávanie svojich úspechov.
- Naučiť sa využívať obavy vo svoj prospech - zistiť, ako účinne mi vytvorenie plánu pre boj s rozptyľujúcimi myšlienkami pomôže dosiahnuť moje ciele a posilniť schopnosť čeliť najhoršiemu scenáru.
- Vytvorenie antirozvrhu - odhalí, koľko sa toho dá stihnúť, ak si môj oddych dopredu naplánujem a strávim ho bez výčitiek svedomia. Vďaka pomôcke získať reálnu predstavu o tom, koľko času má človek skutočne k dispozícií. Čas strávený kvalitnou prácou na úlohách zaznamenávať do neobsadených časových blokov a získať tak prehľad o tom, koľko práce som už odviedol.
- Efektívne stanovovanie cieľov – oslobodiť sa od cieľov, ktoré vzbudzujú pocity viny, lebo v súčasnej dobe sú neuskutočniteľné. Nasmerovať úsilie k zmysluplným cieľom, ktoré si zaslúžia okamžitú pozornosť.
- Dosiahnutie stavu „flow“ – naučiť sa, ako behom dvoch minút prekonať stres a nedostatok motivácie a dosiahnuť stav flow, pre ktoré je charakteristická sústredená energia, záujem a pozornosť. Vedieť, že bez ohľadu na to, aké pocity v človeku vyvoláva úloha stojaca pred ním, môžem dosiahnuť za chvíľu vysokú výkonnosť a kreativitu.
- Plánované zdržania - metóda, ktorá nás pripraví na životné problémy tak, aby sme ich rýchlo dokázali premeniť v príležitosti. Naučí nás, ako predchádzať prokrastinačným pokušeniam a začleniť vytrvalosť do celkového plánu cesty za úspechom.
Varovné signály prokrastinácie
Neil Fiore (2014) uvádza šesť varovných signálov, ktoré pomôžu zistiť, či máme ťažkosti s prokrastináciou, dosahovaním cieľov, či neefektívnymi pracovnými návykmi:
1. Pripadá vám život ako dlhý rad záväzkov, ktoré nie je možné dosiahnuť?
- Obsahuje váš zoznam úloh stále nekonečné množstvo položiek?
- Stále si hovoríte, čo musíte, alebo by ste mali?
- Cítite sa bezmocní, pripadá vám, že nemáte možnosť voľby?
- Ste nervózni, cítite sa pod tlakom, neustále sa obávate, že budete pristihnutí pri prokrastinácií?
- Trpíte nespavosťou, je pre vás obtiažne načerpať počas spánku, počas víkendoch a dovolenky dostatok síl?
2. Máte nereálne predstavy o čase?
- Keď hovoríte o začatí práce na projekte, úlohe, používate neurčité výrazy ,,niekedy na budúci týždeň“, alebo „na jeseň“?
- Strácate prehľad o tom, ako trávite čas?
- Je váš rozvrh prázdny, máte len matné poňatie o svojich povinnostiach, čiastkových cieľoch a konečných termínoch?
- Neustále chodíte neskoro na schôdzky, porady?
- Zabúdate zohľadniť koľko času vám zaberie cesta cez mesto v dopravnej špičke?
3. Nemáte jasne stanovené ciele a hodnoty?
- Je pre vás ťažké sústrediť sa na jeden projekt alebo dodržiavať záväzky?
- Nedokážete jasne povedať, čo skutočne chcete, ale máte celkom jasnú predstavu, čo by ste mali chcieť?
- Ľahko sa dáte odlákať od vytýčeného cieľu novou úlohou, ktorá sa javí bez problémov a prekážok?
- Chýba vám schopnosť rozlišovať medzi dôležitými a druhoradými činnosťami?
4. Cítite sa nespokojní, znechutení, skľúčení?
- Kladiete si ciele, ktoré nikdy nedosiahnete, alebo sa o ich dosiahnutie ani nepokúsite?
- Obávate sa, že sa zvyku prokrastinácie nikdy nezbavíte?
- Zisťujete, že nikdy nie ste spokojní s výsledkami svojej práce?
- Máte pocit, že vám život uniká medzi prstami – neustále pracujete, alebo sa cítite previnilo, pretože nepracujete?
- Stále sa pýtate sám seba: „Prečo som to urobil?“ alebo „Čo to so mnou je?“
5. Ste nerozhodní a obávate sa, že urobíte chybu a budete za ňu kritizovaní?
- Odkladáte dokončenie úloh, lebo ich chcete spraviť dokonale?
- Bojíte sa prevziať zodpovednosť, lebo sa obávate, že ak sa niečo pokazí, budú vám to ostatní vyčítať?
- Neustále sa obávate, že sa niečo pokazí?
6. Brzdí vás v produktivite nízke sebavedomie alebo nepriebojnosť?
- Viníte zo svojich neúspechov vonkajšie okolnosti, pretože si nechcete priznať svoju nedokonalosť?
- Ste presvedčení, že vás charakterizuje váš výkon?
- Pripadá vám, že nad svojim životom nemáte dostatočnú kontrolu?
- Obávate sa, že vás ostatní budú hodnotiť a zistia, že nie ste dostatočne dobrí?
Jedným z najničivejších dôsledkov prokrastinácie je, že vedie k odkladaniu života. Prokrastinátori často dopúšťajú, aby im tento začarovaný kruh bránil užívať si plody a úspechy práce a plne si vychutnávať voľný čas. „Odkladanie života“ je jednou z najsmutnejších podôb prokrastinácie. Nielenže človeku znemožňuje dokončiť podstatné životné úlohy, ale tiež znižuje ľudskú sebaúctu. Kvôli tomu sa opakovane uchyľujeme k škodlivým zdržovacím taktikám, ako je prejedanie, nadmerné sledovanie televízie či investovanie času a peňazí do množstva neuvážených koníčkov a plánov. Pokusy zanedbávať voľno, odpočinok a športové aktivity vedú k potlačeniu odhodlania a motivácie, lebo život začína vyzerať ako samá povinnosť a žiadna zábava.
Prokrastinátori podľa Neila Fiore (2014) majú tieto sklony:
- Majú pocit, že ich ťaží nedorobená práca. Pripadá im, že neustále pracujú a preto si nezaslúžia odpočinok.
- Pripadá im, ako by svoj život odkladali, s malou nádejou, že jedného dňa budú natoľko organizovaní alebo úspešní, aby si mohli užívať život.
- Považujú človeka za tvora lenivého, ktorého k motivácií treba prinútiť. Uchyľujú k negatívnemu vnútornému dialógu, majú pocit, že im práca prerastá cez hlavu a zväzuje ich úzkosť.
- Zastávajú negatívny postoj k práci. Vnímajú ju ako nekonečný proces, vyžadujúci obete. Svoje obete vnímajú zveličene a zo strachu, že si už nikdy nebudú môcť oddýchnuť. Utiekajú sa k polovičnej zábave, ktorú si nedokážu naplno užiť.
Úspešní a výkonní ľudia prevažne vedia, aký dôležitý je voľný čas a ako si ho užiť bez pocitu viny. Trvať na čase strávenom zaslúženou zábavou je nevyhnutný k dobitiu energie a znovuobjavenie motivácie a síl potrebných vo všetkých oblastiach života.
Odkladanie práce ako možnosť riešenia problémov
Občas sa prokrastinácia aj vypláca. Pokiaľ sa práca, ktorú som mala vykonať, ukáže vo výsledku ako zbytočná, je jej odloženie ospravedlniteľné a dvojnásobne odmenené. Nielenže mi prokrastinácia pomohla vysporiadať sa s obavami, ale ukázala sa, že je jedným zo spôsobov, ako šetriť sily. Učím sa tak, že prokrastinovanie je v niektorých situáciách nielen rozumné, ale aj prínosné.
Bežné odkladanie sa vypláca a osvedčuje ako možnosť riešenia niektorých problémov (Fiore, 2014):
- Občas za nás odloženú nudnú úlohu dokončí niekto iný.
- Ak dostatočne dlho otáľame s kúpou nejakého výrobku, skôr či neskôr sa naše váhanie vyplatí – tovar bude v zľave, alebo vyjde z módy.
- Prokrastinácia zostáva často nepotrestaná. Takmer každému z nás sa v detstve prihodilo, že sme sa obávali previerky, na ktorú sme sa nepripravili, aby z nás obrovské napätie opadlo, keď zistíme, že odpadlo vyučovanie, či hodina. Dôsledkom toho sme sa naučili prokrastinovať v nádeji, že sa podobný zázrak odohrá znovu.
- Vďaka času, ktorý sme si vzali na ukľudnenie, rozmyslenie, sa nám podarilo vyhnúť sa vážnym sporom s rodičmi, učiteľmi, nadriadenými aj priateľmi.
- Ťažkému rozhodovaniu sa vyhneme, ak vyčkáme na doplňujúce informácie, alebo necháme príležitosť pominúť.
Vedieť povedať „NIE“
Naučiť sa odmietať je pre prokrastinátorov veľmi dôležité. Schopnosť povedať nie znižuje pravdepodobnosť, že neuvážene kývnem na novú úlohu, aby som vyrovnala pocit vlastnej bezcennosti. Priamym a dospelým „nie“ dám najavo svoj postoj omnoho rýchlejšie ako pasívnym „áno, hádam, že budem musieť“, ktoré budem následne ľutovať a svojmu záväzku sa začnem brániť prokrastináciou.
Time manažment
Základným predpokladom úsporného nakladania s časom je podľa Urbana (2015) schopnosť efektívne riadiť postup svojej práce, označovaná ako osobná efektivita. Nie je dôležitá len v práci. S jej nedostatkom sa stretávame aj u tých, ktorí sa bez ohľadu na pracovné vyťaženie nie sú schopní nájsť si čas na ďalšie životné priority. Na to, aby aktívne oddychovali, udržovali si širší okruh záujmov, či dodržiavali zásady zdravej životosprávy.
V čom spočíva osobná efektivita?
Opiera sa o tri hlavné predpoklady. Patrí k nim schopnosť stanoviť si a dodržiavať vlastné priority, nestrácať osobné tempo a udržiavať si pozitívne emocionálne naladenie (Urban, 2015). V slove priorita sa nachádza latinské slovo „prio“, čo znamená pred. Určovanie priorít tak znamená rozhodovať sa každý deň znovu o tom, čo by som chcela vybaviť, alebo musím urobiť pred všetkými ostatnými vecami, aby som dosiahla svoje ciele (Knoblauch a spol., 2012).
Schopnosť stanoviť si a dodržiavať svoje priority je schopnosťou sústrediť sa na činnosti k práci, činnosti podstatné, neutápať sa v drobnostiach a aktivitách, ktoré nikam nevedú, neodkladať dôležité úlohy a rozhodovania do budúcnosti. S nedostatkom času často zápasia aj ľudia, ktorí sú inak schopní pracovať veľmi rýchlo. Ich problémom je, že značnú časť svojho pracovného času venujú činnostiam, ktoré nie sú pre splnenie hlavných úloh zvlášť dôležité.
Druhým predpokladom osobnej efektivity je osobné tempo. Môže byť podmienené vrodeným temperamentom, často je to len zvyk. Občas je dôsledkom dlhšieho pôsobenia v určitej organizácií, ktorej „organizačné“ tempo je z najrôznejších dôvodov rýchle alebo pomalé. V oboch prípadoch býva tempo nákazlivé. Príčinou pomalého osobného tempa môže byť i prílišné zaujatie činnosťou ako takou, ktorá bráni rýchlemu dosiahnutiu výsledku.
Tretím predpokladom osobnej efektivity je schopnosť udržovať si pozitívne emocionálne naladenie a nestrácať ho ani v podmienkach prekážok či neúspechu. Schopnosť vytvárať si či podporovať pozitívne emócie je dôležitá pre udržanie energie, aktivity a motivácie nutnej k uskutočneniu, či dokončeniu úlohy.
Ani jeden zo spomenutých predpokladov osobnej efektivity ľudia často priamo nevnímajú, alebo nie sú si ich vedomí. Ak majú problémy s osobnou efektivitou, pripisujú to spravidla iným príčinám, väčšinou poukazujú na veľa práce (Urban, 2015).
Eisenhowerov princíp určovania priorít
Existujú dva spôsoby, ako prioritu činností stanoviť. Prvý sa opiera o ich časovú naliehavosť, druhý o ich dôležitosť, význam, ktorý majú tieto úlohy na dosiahnutie mojich cieľov. Väčšina ľudí si stanovuje svoje priority na základe časovej naliehavosti, čo je i dôvod, prečo toľko času trávia hasením kritických situácií. Na úlohe nezačnú pracovať skôr, až keď sa blíži termín odovzdania, či vypracovania úlohy.
Ak si stanovujem prioritu svojich úloh na základe časovej naliehavosti, moje úlohy sa veľmi pravdepodobne rozdelia do troch kategórií:
- úlohy, ktoré je potrebné urobiť dnes,
- úlohy, ktoré by mali dnes byť hotové,
- úlohy, ktoré by mali byť vypracované niekedy v budúcnosti, s ktorými nie je zatiaľ potrebné sa ponáhľať.
Mnoho dôležitých úloh je v rámci tohto systému stanovenia priorít zaradená do tretej kategórie. Zostávajú v nej až dovtedy, kým sa termín ich vykonania nezadržateľne blíži. Keď k tomu dôjde, môže sa ukázať, že nie je možné ju vykonať tak dôkladne, ako by som si vzhľadom k jej významu priala. Podľa Urbana (2015) vhodnejším a časovo efektívnejším spôsobom stanovenia priorít je ich určovanie podľa dôležitosti, t. j. využiť Eisenhowerov princíp.
Eisenhowerov princíp spája dôležitosť aj naliehavosť. Vznikajú tak štyri kategórie priorít. Pri plánovaní svojich úloh musíme každú záležitosť posúdiť a zaradiť do príslušnej kategórie. Prvým krokom v tomto smere je položiť si otázku: „Sú tieto úlohy dôležité, alebo naliehavé?“
Malý test (Knoblauch a spol., 2012) - zaškrtnite správnu odpoveď (vždy len jednu možnosť):
1. Dali ste si predsavzatie pracovať na svojich ročných cieľoch. Tie, ale ešte stále ležia v šuplíku. |
|
2. Práve doniesli noviny. Hneď si ich prečítať je: |
|
3. Rozhodli ste sa, že aspoň raz ročne budete chodiť k zubárovi. Rok je preč a u zubára ste sa neukázali. |
|
Riešenie: 1 - dôležité; 2 - naliehavé; 3 - dôležité
Hierarchia priorít podľa Eisenhowera
- Priorita A – záležitosti, ktoré musím vybaviť ešte dnes, pretože sú dôležité a naliehavé.
- Priorita B – veci, ktoré sú dôležité, ale netreba ich vybaviť ešte dnes. Nechávame si pravidelne čas na ich spracovanie a určujeme si pre ne termíny. Sú strojcom úspechu a približujú nás k cieľu. Často úlohy kategórie B neustále odďaľujeme a odsúvame, pretože nie sú naliehavé. Ak ich vybavíme včas, mnohé problémy v budúcnosti vôbec nevzniknú.
- Priorita C – veci, ktoré sú zdanlivo neodkladné, ale v skutočnosti aj nedôležité. Ostaňme kľudní a všetko, čo je možné delegovať, delegujme odmietnime. Získame čas na úlohy priority B.
- Priorita D – veci, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Môžeme ich bez obáv hodiť do smetného koša, alebo odmietnuť, či delegovať na niekoho iného. Venujeme sa im len vtedy, keď nás bavia, keď si pri nich oddýchneme.
Podľa Urbana (2015) existuje aj piata kategória. Sú to činnosti znamenajúce stratu času. Medzi takéto činnosti patria tie, pri ktorých nemáme pocit, že sme niečo dosiahli, rozšírili si obzor, niečo sa naučili, alebo sa zabavili. Ľudia snažiaci sa získať nad svojim časom kontrolu vzhliadajú často k tejto piatej kategórií. Jej kladú hlavnú vinu za to, že „nestíhajú“ a činnosti, ktoré do nej spadajú, sa preto snažia obmedziť. V skutočnosti táto kategória nie je u väčšiny ľudí tou rozhodujúcou. Väčšina problémov spojených s trvalým nedostatkom času býva spojená s tým, že dané osoby venujú príliš veľa času činnostiam spadajúcich do priorít C a D. V dôsledku toho im chýba čas na dôležité činnosti.
LITERATÚRA:
- BURÍNOVÁ, H. 2021. Prokrastinácia a práca s časom. Záverečná práca funkčného vzdelávania, modul Sebariadenie a manažérska etika. Centrum ďalšieho vzdelávania Univerzity Komenského v Bratislave.
- FIORE, Neil. 2007. Snadná cesta z prokrastinace. 1. vydanie. Praha: Grada Publishing, 2014. 224 s. ISBN 978-80-247-5083-5
- KNOBLAUCH, Jörg – WÖLTJE, Holger – HAUSNER, Marcus – KIMMICH, Martin – LACHMANN, Siegfried. 2012. Time management. 1. vydanie. Praha. Grada Publishing, 2012. 208 s. ISBN 978-80-247-4431-5
- URBAN, Ján. 2015. Jak lépe naložit s časem. 1. vydanie. Praha: Grada Publishing, 2019. 144 s. ISBN 978-80-247-5752-0.
Odpovedný servis pre predplatiteľov
Vaše otázky pošlite na direktor@wolterskluwer.sk