Prešetrovanie a vybavovanie sťažnosti v školách a v školských zariadeniach

Vyberáme z archívu časopisov - Manažment školy v praxi č. 7/2013

Prešetrovanie sťažnosti je činnosť, ktorou sa zisťuje skutočný stav veci a jeho súlad alebo rozpor so všeobecne záväznými právnymi predpismi a s vnútornými predpismi, ako aj príčiny vzniku zistených nedostatkov a ich následkov. Pri prešetrovaní sťažnosti sa vždy vychádza z predmetu sťažnosti – ak je podľa obsahu iba časť podania sťažnosťou prešetrí sa iba v tomto rozsahu, ak sa sťažnosť skladá z viacerých samostatných bodov prešetruje sa každý z nich.

Prešetrovanie sťažnosti je ukončené:

• prerokovaním zápisnice o prešetrení sťažnosti,
• preukázateľným doručením jedného vyhotovenia zápisnice o prešetrení sťažnosti, a to z dôvodu, ak ju nemožno prerokovať.

Sťažnosť je vybavená odoslaním písomného oznámenia výsledku jej prešetrenia sťažovateľovi.

Písomné oznámenie výsledku prešetrenia sťažnosti sa posiela sťažovateľovi a obsahuje:

• údaj, či je sťažnosť opodstatnená alebo neopodstatnená,
• odôvodnenie výsledku prešetrenia sťažnosti, ktoré vychádza zo zápisnice,
• ak je sťažnosť opodstatnená, v oznámení sa uvedie, že škole boli uložené zákonom stanovené povinnosti na odstránenie zistených nedostatkov.

Podľa § 19 ods. 1 zákona o sťažnostiach je škola povinná vyhotoviť zápisnicu o prešetrení sťažnosti, ktorá obsahuje najmä:

• označenie školy príslušnej na vybavenie sťažnosti,
• predmet sťažnosti,
• obdobie prešetrovania sťažnosti,
• preukázané zistenia,
• dátum vyhotovenia zápisnice,
• mená, priezviská a podpisy zamestnancov školy, ktorí sťažnosť prešetrili,
• meno, priezvisko a podpis riaditeľa školy, v ktorom sa sťažnosť prešetrovala, alebo ním splnomocneného zástupcu,
• povinnosť zamestnanca školy, ktorý sťažnosť prešetroval alebo riaditeľom splnomocneného zástupcu, v prípade zistenia nedostatkov: určiť osobu zodpovednú za zistené nedostatky, prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku, predložiť prijaté opatrenia a správu o splnení opatrení a uplatnení právnej zodpovednosti riaditeľovi školy, ak nie je totožnosť sťažovateľa utajená, oznámiť mu prijaté opatrenia.
• potvrdenie o odovzdaní a prevzatí dokladov.

Lehota na vybavenie sťažnosti

Lehota na vybavenie sťažnosti je 60 pracovných dní. Ak je sťažnosť náročná na prešetrenie, môže starosta obce, resp. riaditeľ školy alebo ním splnomocnený zástupca lehotu 60 pracovných dní predĺžiť pred jej uplynutím o 30 pracovných dní. Lehotu nemôže predĺžiť splnomocnený zástupca, ak sťažnosť prešetruje. Predĺženie lehoty sa sťažovateľovi oznámi bezodkladne, písomne a s uvedením dôvodu. Začiatok plynutia lehoty sa stanovuje na prvý pracovný deň nasledujúci po dni doručenia sťažnosti. Lehota končí uplynutím posledného dňa lehoty.

Do 5 pracovných dní:

• § 4 ods. 5 zákon - Podanie proti rozhodnutiu orgánu verejnej správy vydanému v konaní podľa iného právneho predpisu, ktoré nie je právoplatné, orgán verejnej správy do piatich pracovných dní od jeho doručenia postúpi orgánu, ktorý napadnuté rozhodnutie vydal a súčasne to oznámi tomu, kto ho podal.  
• § 5 ods. 7 zákona - Sťažnosť podaná orgánu verejnej správy telefaxom alebo elektronickou poštou sa považuje za písomnú iba vtedy, ak ju sťažovateľ do piatich pracovných dní od jej podania písomne potvrdí podpisom, inak sa sťažnosť odloží. Lehota na vybavenie sťažnosti začína plynúť prvým pracovným dňom nasledujúcim po dni doručenia písomného potvrdenia.

Do 10 pracovných dní

• § 4 ods. 4 zákona - Podanie, ktoré je sťažnosťou podľa osobitného predpisu, postúpi orgán verejnej správy najneskôr do desiatich pracovných dní od doručenia orgánu verejnej správy príslušnému na jej vybavenie a zároveň o tom upovedomí sťažovateľa. 
• § 6 ods. 4 zákona - O odložení sťažnosti a dôvodoch jej odloženia podľa § 6 ods. 1 písm. b) až f) zákona orgán verejnej správy sťažovateľa písomne upovedomí do desiatich pracovných dní od odloženia sťažnosti.
• § 8 ods. 3 zákona - Sťažnosť, v ktorej sťažovateľ požiadal o utajenie svojej totožnosti, na ktorej vybavenie orgán verejnej správy nie je príslušný, najneskôr do desiatich pracovných dní od jej doručenia vráti sťažovateľovi s uvedením dôvodu
• § 9 zákona - Orgán verejnej správy je povinný sťažnosť prijať. Prijatú sťažnosť, na ktorej vybavenie nie je príslušný, postúpi najneskôr do desiatich pracovných dní od doručenia orgánu verejnej správy príslušnému na jej vybavenie a zároveň o tom upovedomí sťažovateľa
• § 11 ods. 3 zákona - Ak vznikne spor o tom, ktorý z orgánov verejnej správy je príslušný na vybavenie sťažnosti, orgán, v ktorom spor vznikol, sťažnosť najneskôr do desiatich pracovných dní odo dňa vzniku sporu postúpi orgánu príslušnému na rozhodnutie sporu o príslušnosti a zároveň o tom upovedomí sťažovateľa
• § 16 ods. 2 zákona - Lehota na poskytnutie spolupráce sťažovateľa je desať pracovných dní od doručenia písomnej výzvy sťažovateľovi.
• § 17 ods. 2 zákona - Lehota na poskytnutie súčinnosti pri vybavovaní sťažnosti orgánom verejnej správy

 Do 15 pracovných dní

• § 11 ods. 4 zákona - Orgán verejnej správy príslušný na rozhodnuti sporu o príslušnosť na vybavenie sťažnosti rozhodne do 15. pracovných dní od doručenia žiadosti. 

Do 30 pracovných dní

• § 4 ods. 3 zákona - Orgán verejnej správy podanie označené ako sťažnosť vráti tomu, kto ho podal, bezodkladne po tom, čo zistí, že nie je sťažnsoťou ...najneskôr do 30 pracovných dní od jeho doručenia, s uvedením dôvodu. 

Do 60. pracovných dní

• § 13 ods. 1 zákona - Príslušný orgán verejnej správy je povinný sťažnosť vybaviť do 60 pracovných dní. 

Do 60 + 30 pracovných dní

• § 13 ods. 2 zákona - Ak je sťažnosť náročná na prešetrenie, môže vedúci orgánu verejnej správy alebo ním splnomocnený zástupca lehotu....predĺžiť pred jej uplynutím o 30 pracovných dní. 

Ochrana a utajenie totožnosti sťažovateľa

Zákon o sťažnostiach zaručuje primeranú ochranu sťažovateľa. Podanie sťažnosti sa nesmie stať podnetom a ani dôvodom na vyvodzovanie dôsledkov, ktoré by sťažovateľovi spôsobili akúkoľvek ujmu. Sťažnosť ako aj ďalšie informácie týkajúce sa sťažovateľa, ktoré škola, resp. obec vybavujúca sťažnosť spracúva, sú podľa ustanovenia § 3 zákona č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov osobnými údajmi. V prípade, ak je sťažovateľom právnická osoba, na samotnú sťažnosť a ďalšie informácie získané v rámci spolupráce sťažovateľa alebo súčinnosti orgánov verejnej správy sa vzťahuje ustanovenie § 8 až § 12 zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v z. n. p. Zákon v tomto smere výrazne zvyšuje ochranu sťažovateľa a obmedzuje možnosť zneužitia jeho osobných a iných údajov. Totožnosť sťažovateľa je škola, resp. obec povinná utajiť, ak o to sťažovateľ požiada. Škola, resp. obec môže utajiť totožnosť sťažovateľa, ak je to v záujme vybavenia sťažnosti. Pri prešetrovaní takejto sťažnosti sa používa jej odpis alebo, ak je to možné, jej kópia, bez uvedenia údajov, ktoré by identifikovali sťažovateľa. Každý, komu je totožnosť sťažovateľa známa, je povinný o nej zachovať mlčanlivosť.

Ak sťažovateľ požiadal o utajenie svojej totožnosti, ale predmet sťažnosti neumožňuje jej prešetrenie bez uvedenia niektorého z údajov o jeho osobe, škola, resp. obec o tom sťažovateľa bezodkladne upovedomí. Súčasne ho poučí, že vo vybavovaní sťažnosti bude pokračovať len vtedy, ak v určenej lehote písomne udelí súhlas s uvedením potrebného údaja o svojej osobe.

Najčastejšie nedostatky zisťované kontrolnými orgánmi pri prešetrovaní a vybavovaní sťažností

Pri ústnych sťažnostiach sa nevyhotovujú záznamy.

• Príklad: Záznam nie je potrebné vyhotoviť napr. v prípade, ak sťažovateľ uzná, že sa mýlil, alebo mu bolo pri podávaní sťažnosti vysvetlené, že sa vec stala inak, ako si sťažovateľ myslel a pod. Dôležitou zásadou je, že vec bola za prítomnosti sťažovateľa vysvetlená a doriešená a škola po jeho odchode nemusí konať v režime zákona o sťažnostiach.
• Príklad: Záznam škola musí vyhotoviť, ak sťažovateľ aj po vysvetleniach zo strany zamestnancov školy trvá na svojej sťažnosti a chce aby jeho vec bola riešená.

S anonymnými sťažnosťami sa nenakladá v súlade so zákonom o sťažnostiach.

• Príklad: Sťažnosť musí obsahovať meno, priezvisko, adresu ­trvalého pobytu alebo prechodného pobytu sťažovateľa a ak sťažnosť podáva právnická osoba, musí obsahovať jej názov a sídlo, meno a priezvisko osoby oprávnenej za ňu konať. Sťažnosť musí byť sťažovateľom podpísaná. Ak sťažnosť zákonom stanovené náležitosti neobsahuje, považuje sa za anonymnú sťažnosť. Škola má povinnosť anonymnú sťažnosť evidovať a podľa § 6 ods. 1 zákona o sťažnostiach ju odložiť.

Sťažnosti doručené na školu sa neprešetrujú vôbec alebo sa nevybavujú v súlade so zákonom. Sťažnosti sa neevidujú; nevedie sa centrálna evidencia sťažností, prípadne sa nevedie oddelene od ostatných písomností. Ak škola vybavuje sťažnosť, nedodržiava zákonné lehoty na vybavenie sťažnosti.

• Príklad: Škola so sťažnosťou, na vybavenie ktorej nie je príslušná, nenakladá zákonným spôsobom. Podľa § 9 zákona o sťažnostiach škola musí sťažnosť prijať a ak na jej vybavenie nie je príslušná, postúpi ju najneskôr do desiatich pracovných dní od doručenia orgánu verejnej správy príslušnému na jej vybavenie a zároveň o tom upovedomí sťažovateľa. Jedine v prípade, ak sťažovateľ požiadal o utajenie svojej totožnosti, škola nepostúpi túto sťažnosť príslušnému orgánu verejnej správy, ale ju najneskôr do desiatich pracovných dní od jej doručenia vráti sťažovateľovi s uvedením dôvodu (t. j. že nie je príslušný na jej vybavenie a že ju nemôže ďalej odstúpiť príslušnému orgánu, lebo si sťažovateľ žiada utajiť svoju totožnosť).
• Príklad: Škola často zabúda na svoju zákonnú povinnosť – umožniť osobe, proti ktorej sťažnosť smeruje vyjadriť sa k sťažnosti. Podľa zákona o sťažnostiach je škola povinná bezodkladne oboznámiť toho, proti komu sťažnosť smeruje, s jej obsahom v takom rozsahu a čase, aby sa jej prešetrovanie nemohlo zmariť. Rovnako je povinná vyžiadať si doklady, písomnosti, informácie a údaje potrebné na vybavovanie sťažnosti a je povinná umožniť tejto osobe, aby sa k sťažnosti vyjadrila.

Sťažovateľ nie je dostatočne informovaný o spôsobe vybavenia sťažnosti. V odpovedi sťažovateľovi chýba zdôvodnenie opodstatnenosti, resp. neopodstatnenosti sťažnosti (zdôvodniť treba aj to, že sa nedá zistiť skutočný stav).

• Príklad: Škola nie je schopná sťažnosť alebo jej časť prešetriť v súlade so zákonom. Ak takáto skutočnosť nastane, škola je povinná túto skutočnosť uviesť v zápisnici o prešetrení sťažnosti a oznámiť to sťažovateľovi.
• Príklad: Škola neodošle sťažovateľovi písomné oznámenie výsledku prešetrenia sťažnosti sťažovateľovi; sťažovateľ sa musí dozvedieť či je jeho sťažnosť opodstatnená alebo neopodstatnená, musí mu byť tento výsledok zdôvodnený a musí byť informovaný, že v prípade, že je jeho sťažnosť opodstatnená, škola prijme príslušné opatrenia v zmysle zákona o sťažnostiach.
• Príklad: Riaditeľ sťažnosť namiesto prešetrenia a vybavenia postúpi sťažnosť rade školy alebo pedagogickej rade. Rada školy ako orgán školskej samosprávy ani pedagogická rada ako poradný orgán riaditeľa školy nemajú kompetenciu prešetrovať a vybavovať sťažnosti (ani na pedagogických zamestnancov).
• Príklad: Pri vybavovaní sťažností sa nesprávne interpretujú právne predpisy, pri stanovení najmä neopodstatnenosti sťažnosti sa uvádzajú nepodstatné argumenty. V odpovedi sťažovateľovi chýba zdôvodnenie opodstatnenosti, resp. neopodstatnenosti; zdôvodniť treba aj to, že sa nedá zistiť skutočný stav.

Zdroj a plné znenie príspevku v časopise Manažment školy v praxi č. 3/2013