Ochrana osobných údajov v školách a školských zariadeniach

Postup pri ochrane osobných údajov upravuje nový zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov, ktorý nahradil doterajší zákon č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov. Nový zákon nadobudol účinnosť dňa 1. júla 2013.

V porovnaní s predchádzajúcou právnou úpravou zákon prináša viaceré významné zmeny, ktoré budú musieť byť akceptované a zohľadnené aj školami a školskými zariadeniami, ktoré ako oprávnené subjekty prichádzajú do styku s osobnými údajmi. Na zosúladenie spracúvania osobných údajov s novou právnou úpravou sú v novom zákone ustanovené prechodné lehoty, ktorých dĺžka je podľa konkrétnej povinnosti v rozmedzí od 6 mesiacov do 1 roka odo dňa účinnosti nového zákona.

Manažment škôl a školských zariadení chceme upozorniť na najvýznamnejšie zmeny, ktoré nový zákon prináša, najmä na:

• zmeny v režime poverovania zodpovedných osôb,
• zmeny týkajúce sa dokumentácie bezpečnostných opatrení,
• zavedenie povinnosti oznámiť zmeny v osobných údajoch tretím stranám,
• sprísnenie režimu ukladania sankcií.

Pozn.: V príspevku sa budeme venovať iba tým zmenám, ktoré sa týkajú aplikačnej praxe škôl a školských zariadení.

Pred upozornením na zmeny, ktoré vyplývajú zo znenia nového zákona, považujeme za dôležité uviesť niektoré základné pojmy, ktoré vymedzuje nový zákon v § 4 a upozorniť na práva, povinnosti a zodpovednosť škôl a školských zariadení pri spracúvaní osobných údajov, ktoré sú uvedené v druhej časti nového zákona.

Osobné údaje - sú údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu. Medzi osobné údaje nezaraďujeme len titul, meno, priezvisko, adresu či ďalšie kontaktné údaje, dátum narodenia, rodné číslo a iný všeobecne použiteľný identifikátor, ale k osobným údajom patria aj údaje o správaní alebo konaní, biometrické údaje, informácie o osobných vlastnostiach, osobných a rodinných pomeroch a pod.

Dotknutá osoba - ide o fyzickú osobu, ktorej sa osobné údaje týkajú.

Prevádzkovateľ - je každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov, určí podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. Prevádzkovateľom je aj ten, kto je na plnenie účelu spracúvania za prevádzkovateľa ustanovený alebo kto spĺňa zákonom, priamo vykonateľným právne záväzným aktom Európskej únie alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná, ustanovené podmienky.

Oprávnená osoba - každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru, členského vzťahu, na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania, alebo v rámci výkonu verejnej funkcie, a ktorá spracúva osobné údaje v rozsahu a spôsobom určeným v poučení podľa nového zákona.

Škola a školské zariadenie je podľa zákonného vymedzenia prevádzkovateľom pre účely nového zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“).

Otázka č. 1: Čo sa rozumie pod spracúvaním osobných údajov?

Podľa zákona o ochrane osobných údajov pod spracúvaním osobných údajov rozumieme vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi. K najdôležitejším z týchto oper